"Οι άνθρωποι που εργάζονται εξ αποστάσεως πρέπει να δουλεύουν περισσότερο για να καταλάβουν, να ακούσουν και να ακουστούν". Αυτό δήλωσε χαρακτηριστικά η Gale Moutrey Vice President, Brand Experience and Workplace Innovation της Steelcase, σχετικά με το τόσο σημαντικό και επίκαιρο θέμα της εργασίας από το σπίτι. 

Όποιον και να ρωτήσετε που εργάζεται συνήθως εξ αποστάσεως, θα σας πει ότι είναι ένας εξαιρετικά δύσκολος στόχος. Η ομαδική εργασία είναι δύσκολη ακόμη και όταν δουλεύεις δίπλα-δίπλα με τους συναδέλφους σου, στο ίδιο δωμάτιο, όπου μπορείς να δεις, να ακούσεις και να καταλάβεις τι γίνεται. Όταν όμως δουλεύεις εξ αποστάσεως προκύπτουν περισσότερα προβλήματα, τα οποία μπορεί να επιφέρουν περαιτέρω δυσκολίες, όπως παραδείγματος χάριν: 

• Οι συζητήσεις από το τηλέφωνο μερικές φορές μπορεί να μη βγάζουν νόημα, όταν ο ένας μιλάει πάνω στη φωνή του άλλου. 
• Η σύνδεση του τηλεφώνου ή της videoκλήσης είναι ορισμένες φορές ασυνεπής, συχνά διακόπτουν τη ροή συζήτησης ή, χειρότερα, αποσυνδέονται εντελώς. 
• Κάνεις ένα σχόλιο από το τηλέφωνο και ξαφνικά όλη η αίθουσα σωπαίνει. Έχουν ξεχάσει ότι είσαι εκεί ή απλώς κάνουν γκριμάτσες; 

Μήπως αυτό σου ακούγεται κάπως γνωστό;
Οι ειδικοί σε θέματα εργασιακών συμπεριφορών και εμπειριών αποκαλούν αυτήν την εμπειρία "Presence Disparity" (ανισότητα παρουσίας). Σημαίνει, ουσιαστικά, ότι οι άνθρωποι που δεν είναι παρόντες στο δωμάτιο, ώστε να αλληλεπιδρούν με την ομάδα τους, βρίσκονται σε μειονεκτική θέση. Όχι μόνο σας διαφεύγουν κάποια πράγματα κατά τη διάρκεια της συνάντησης, αλλά έχετε χάσει τις συνομιλίες στον διάδρομο πριν και μετά τη συνάντηση.

H Gale Moutrey επισημαίνει επίσης: "Η προσωπική επαφή είναι σχεδόν πάντα καλύτερη, αλλά μερικές φορές δεν είναι απλά εφικτή -είτε λόγω του τόπου κατοικίας, είτε λόγω της ανάγκης να εργάζεστε από το σπίτι, είτε λόγω του ότι δεν μπορείτε να ταξιδέψετε. Παρ' όλα αυτά, υπάρχουν πολλά πράγματα που μαθαίνουμε για το πώς μπορούμε να αξιοποιήσουμε τα τεχνολογικά μέσα, που μας δίνουν την αίσθηση ότι είμαστε στο ίδιο δωμάτιο πρόσωπο με πρόσωπο".

Οι ερευνητές της Steelcase άρχισαν να μελετούν την απομακρυσμένη ομαδική εργασία στις αρχές της δεκαετίας του 2000, καθώς όλο και περισσότεροι οργανισμοί ήθελαν να αξιοποιήσουν τη δύναμη των παγκόσμιων ομάδων για να επιταχύνουν την καινοτομία. Διαπίστωσαν ότι, φέρνοντας σε επαφή ανθρώπους από διαφορετικούς πολιτισμούς, βοηθούσαν να δημιουργηθεί ποικιλομορφία σκέψης και οδηγούνταν σε πιο ισχυρές και καινοτόμες ιδέες.

Παρακάτω σας παραθέτουμε 8 πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη για τις ομάδες που συνεργάζονται μέσω τηλεδιάσκεψης / Videoconference:

1. Δημιουργήστε διάφορους και διαφορετικούς χώρους για τηλεδιασκέψεις. Χώρους οι οποίοι θα επιτρέπουν τηλεδιασκέψεις όπως: ένας προς έναν ή συνεργασία μικρών ομάδων, 3-4 ατόμων ή ακόμη και συνεργασία μεγαλύτερων ομάδων 6-10 άτομα. 

Διανείμετε όσο το δυνατόν περισσότερες επιλογές χώρων τηλεδιάσκεψης μέσα στον χώρο εργασίας, ακόμα και κινητές λύσεις, έτσι ώστε να λειτουργήσει αυτό ενθαρρυντικά για τη χρήση της τεχνολογίας από το προσωπικό. 

2. Καθώς οι άνθρωποι συνεργάζονται πιο συχνά μέσω βίντεο ή τηλεφωνικά μέσα στο γραφείο, ο ήχος μπορεί να προκαλέσει ένα πρόβλημα ή να συμβαίνουν πολλαπλές συνομιλίες ταυτόχρονα. Τα pods, που φαίνονται στην παρακάτω εικόνα, μπορεί να είναι ένας εύκολος και γρήγορος τρόπος για να δώσετε στους εργαζόμενους έναν χώρο, ώστε να μπορούν να πραγματοποιήσουν μια τηλεδιάσκεψη ή να φιλοξενήσουν μια μικρή ομάδα για σύσκεψη, προκειμένου να αποφύγουν τον κίνδυνο να διαταράξουν τους υπόλοιπους στον χώρο εργασίας. 

3. Τοποθετήστε στους σωστούς χώρους τις κάμερες και τα μικρόφωνα σε μεγαλύτερες αίθουσες ομάδων, για να είναι εφικτό για όλους τους χρήστες να βρίσκονται μπροστά στην κάμερα και να ακούγονται καθαρά. Συμπεριλάβετε πολλές οθόνες, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να βλέπουν ο ένας τον άλλον και το περιεχόμενό τους ταυτόχρονα.

4. Οι Συσκευές Συνεργασίας μεγάλης κλίμακας (όπως το Microsoft Surface Hub) είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για ομάδες που πρέπει να αλληλεπιδρούν με περιεχόμενο, όπως ομάδες ανάπτυξης ή σχεδίασης προϊόντων, οι οποίες πρέπει να μοιράζονται έναν πίνακα ή να βλέπουν και να σχολιάζουν σχέδια σε μεγαλύτερο μέγεθος.

5. Δημιουργήστε ζώνες που θα επιτρέπουν στους ανθρώπους να μετακινούνται μεταξύ της ομαδικής εργασίας και της ιδιωτικής ζωής. Οι άνθρωποι που δουλεύουν σε ομάδες κάνουν γρήγορες εναλλαγές μεταξύ αυτών των τρόπων λειτουργίας, καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας. 

6. Για μακρύτερες τηλεδιασκέψεις, σχεδιάστε το περιβάλλον για να ενθαρρύνετε την κίνηση, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να παραμένουν ενεργοί. Τα τραπέζια ύψους σκαμνιών ενθαρρύνουν τους ανθρώπους να σηκωθούν και να παραμείνουν στην κάμερα.

7. Σκεφτείτε ότι, εάν μπορείτε να παρέχετε παρόμοια περιβάλλοντα σε όλους τους χώρους της εταιρείας σας, εξοπλισμένα με το ίδιο τεχνολογικό επίπεδο εργαλείων και ελέγχων, οι άνθρωποι που βρίσκονται μακριά από τη μεγαλύτερη ομάδα θα έχουν την ίδια εμπειρία στην ποιότητα επικοινωνίας και συνεργασίας. 

8. Σκεφτείτε επίσης, να εφαρμόσετε σε μία αίθουσα μια συνεχή ανοιχτή σύνδεση, με βίντεο σε πραγματικό χρόνο, που να λειτουργεί σαν ένα ανοιχτό παράθυρο επικοινωνίας μεταξύ των ομάδων. Αυτό θα συμβάλλει και στην προώθηση των κοινωνικών συναλλαγών, καθώς οι άνθρωποι έρχονται και πηγαίνουν και συνεχίζουν τις συζητήσεις τους ακόμη και μετά τη λήξη της συνάντησης.

Τίποτα δεν μπορεί να αντικαταστήσει την προσωπική επαφή, αλλά, αν αυτό σήμερα δεν είναι εφικτό, χρειάζεται να έχουμε επιλογές. 

Πηγή άρθρου: Steelcase 360° Journal